Comment choisir votre agence événementielle ?

Séminaire, team building, lancement de produit, family day ou encore animations professionnelles, les événements au sein d’une entreprise sont très divers et appréciés. Ceux-ci participent activement au développement des relations entre les équipes. D’où l’importance de leur réussite, qui dépend prioritairement de l’agence événementielle à laquelle l’on fait appel.

Vous souhaitez organiser un événement d’entreprise ? Le choix de votre prestataire événementiel devra se baser sur un certain nombre de critères précis que nous vous proposons de découvrir dans ce billet.

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Rechercher une agence événementielle pour les bonnes raisons

Cela suppose une rédaction de cahier de charges précis. Choisir son agence évènementiel à Paris revient à répertorier et à organiser ses besoins, ses souhaits et ses objectifs. Cette première tâche est indispensable pour vous permettre de décider du format d’événement que vous souhaitez.

À cet effet, il est recommandé de définir de façon claire la période et la date de l’organisation judicieuse de l’événement. Il faut également déterminer le public visé par le type d’événement sélectionné. De même, une définition non ambiguë du budget vous permet de mieux faire face aux imprévus et d’organiser l’événement qui y correspond.

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Déterminer les prestations désirées pour trouver le type d’agence à contacter

C’est la deuxième tâche à accomplir avant de partir à la recherche d’une agence d’événementiel. Étant un professionnel, cette dernière dispose de la capacité d’organisation de toute sorte d’événements pour votre bureau.

Toutefois, il est conseillé de choisir l’agence événementielle en fonction de sa taille et des activités qui y sont menées. Concrètement, on distingue les grandes agences événementielles, les petites agences événementielles et les agences événementielles spécialisées.

Les grandes agences disposent d’un panel de concepts et de ressources pour réaliser des projets de grande envergure. Quel que soit l’événement que vous envisagez, ce type d’agence saura s’en occuper. Les petites agences, quant à elles, n’ont pas le bagage logistique des grandes agences, mais elles peuvent avoir assez d’expérience pour créer des concepts personnalisés pour vos événements.

En ce qui concerne les agences spécialisées, elles interviennent sur des événements précis comme l’organisation des formations, de sessions de team building. D’où l’importance de bien définir les prestations que vous désirez afin de choisir le type d’agence qui y correspond.

Vérifier la réputation de l’agence événementielle

Pour bien choisir l’agence événementielle qui devra vous accompagner pour la réalisation de votre événement, il va falloir mettre un accent particulier sur la vérification de la réputation de cette structure. En effet, les agences compétentes sont très recommandées par leurs clients et représentent une référence auprès des experts du secteur.

En dehors de ces promptes recommandations, une bonne agence d’événementiel doit adhérer à des associations professionnelles afin d’être un peu plus crédible face à ses clients. Pour un choix optimal, il est intéressant de se baser sur l’expérience professionnelle du prestataire. Cela consiste à consulter le nombre d’années d’existence de l’entreprise, le portefeuille de projets réussis, les lettres de recommandation entre autres, pour savoir si elle a une bonne réputation.

Mettre l’accent sur la qualité de la communication et du service

Une agence événementielle sérieuse doit pouvoir vous proposer des services de qualité ainsi qu’une communication fluide. Pour être sûr de votre choix de prestataire, préférez l’agence qui dispose de bonnes références. Plus précisément, mettez en priorité ceux qui ont déjà prouvé leurs compétences en organisant des manifestations pour d’autres sociétés. Pour être entièrement sûr, vous pouvez contacter les anciens clients de l’agence événementielle afin de prendre leur avis à ce sujet.

Par ailleurs, une bonne agence doit disposer d’un personnel et de chefs de projet capables d’être à l’écoute des moindres de vos besoins. Ils doivent pouvoir discuter aisément avec vous de tous les aspects de l’événement, afin de mieux organiser votre fête ou votre manifestation dans son intégralité. Une agence événementielle qui priorise l’écoute et le relationnel, est à la fois réactive et digne de confiance.

Mettre en concurrence les tarifs proposés par l’agence événementielle

Les démarches précédentes vous ont conduit sur la piste d’un grand nombre de prestataires potentiels ? Pour faire un choix définitif, il va falloir effectuer une comparaison des tarifs proposés par chacun d’eux. Pour le faire, vous pouvez lancer un appel d’offres auquel ils répondront. Ou plus simplement, vous pouvez demander un devis gratuit à chacune des entreprises que vous avez trouvé.

Pour la mise en concurrence des tarifs, il y a besoin de comprendre en détails les différentes modalités de facturation. Il peut en effet, s’agir d’un tarif forfaitaire, d’un tarif horaire. Dans tous les cas, il faut préférer l’agence qui vous propose un service de qualité, avec un excellent rapport qualité-prix.